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院团委学生会办公室
作者:院团委 点击数: 日期:2015-04-23 19:25:50

 

                                                 厦门软件职业技术学院
                                                                  学生会办公室

                                                                                  

                                                                                   

      
                                                                                                                                                                主编:院学生会办公室

 第一章 部门内部规章制度总述、宗旨
第一条 总述
院学生会办公室是院学生会的枢纽部门。为加强我院学生会办公室建设,更好地为各部门、部门成员营造一个温馨、舒适的工作环境,特指定本章程。
第二条  部门宗旨:
依靠同学  服务同学
第二章 部门内部管理制度
一、机构的设置与职责
第一条  部门职能
(一)负责上情下达,下情上报工作;
(二)协助主席团处理日常事务;
(三)负责团总支•学生会相关会议的通知、会务和纪录;
(四)负责团总支•学生会有关文件起草、发放和管理工作;
(五)负责各部门的章程和收录内部相关文档资料的存档;
(六)负责审查各部门的通知、文件工作;
(七)负责团总支•学生会成员档案的管理;
(八)协助其他各部门开展工作。
第二条 部门职务设置
本部门设主任一名,副主任一名,信息员一名,助理一名、干事若干名。
二、正/副主任职责
1、正主任职责
(一)协助主席团,协调各部门工作,处理院学生会日常事务;
(二)监督和管理部内各项活动的开展,并对部门各组分担工作进行协助;
(三)协调部门各小组关系,促进部门成员交流沟通,广泛听取成员意见,及时对部门成员分担工作进行指导和帮助;
(四)了解掌握部门成员的思想、工作和学习情况,做好经常性的思想政治工作。
2、副主任职责
(一)负责团院学生会相关会议、文件的起草工作;
(二)负责定期召开部门工作会议,分析、讨论阶段性工作,主持部内工作;
(三)研究、制定部门工作计划和总结工作;
三、助理/信息员/干事职责
(一)协助主任/副主任工作,处理学生会日常事务;
(二)信息员负责学生会活动信息收集并上传活动报道、照片到学院网站。
(三)协助办公室日常事务与学生会活动。
四、部门档案管理制度:
1、总则:部门档案属机密文件,仅主任/副主任可调阅,其他人等皆不可见。
2、档案管理制度:部门档案由主任负责保管。换届选举后一并递交新主任接   管。
五、例会制度:
1、总则
对上周的工作进行汇报并总结问题、学习经验并对新一周的工作进行安排。。   
2、到会制度及其管理办法
部门内部的考勤由部门内专人进行记录,并向部长定期汇报,最终按照奖惩条例进行处理。
3、请假条例及其管理办法
部门成员不得无故缺席部门例会,若有特殊原因不能参加,必须履行相关的请假手续,否则视为缺席。
4、会议记录管理办法
部门实施每周例会制度,例会时间根据每学期部内成员的日程进行指定。每次例会要进行会议记录,记录由专人保管。
六、值班制度
(一)值班人员有主任以及副主任统一安排
(二)每天值班时间为晚上7.00---9.00
(三)值班人必须提前5分钟到达,并在考勤记录本上进行登记考勤,不得弄虚作假,不得私自将办公室的钥匙转借给他人或自己配钥匙;
(四)对来访者要做到热情周到、文明礼貌,并认真做好记录,要求字迹工整;
(五)对老师、学生会的资料,请值班人员整齐存放在柜子,没有上级指示不得翻阅;
(六)值班人员保护办公室用品、保持办公室整洁干净,每次值班后,值班人员进行清扫(地面、桌椅、柜椅、门柜)并将工具放回原处;
(七) 值班时认真负责保持安静,不准嬉笑打闹,不准吸烟喝酒,不准赌博,不允许个人以任何名义从事商业活动及一切与值班无关事宜;
(八)办公室的书籍、报刊及其他一般公共用品不得随意外借,必须经过主任同意,记录后可方转借给他人;若未经主任同意私自外借,由值班人负责追回物品,并扣除相应分值;
(九)值班人员无故调换者,视为缺席,如有特殊情况,须提前一天与办公室副主任联系换班事宜,经审查批准后,方可进行;
(十)不得将与学生会无关人员带到值班室;
(十一)工作时间须配带工作证,否则视为缺席;
(十二)如遇突发事件应及时与老师或相应人员联系
七、人员在职管理制度
1、总则
开展工作本着认真、谨慎、负责的态度,力求管理制度化,工作的规范化和条理化。办公室成员应该时刻保持高度的责任感,做到招之即来,来之能战,战之能胜,成为充满战斗力和凝聚力的集体。
2、 小组管理
小组由副部牵头,各小组负责人管理人员对学生会及办公室日常事务进行整理协调。
3、 工作总结
由办公室信息员整理,每周四交主任/副主任审核。每个成员每学期期末都必须做出一份个人工作总结。
八、通知办法
1、部门例会通知:每周二中午12点10分例会
2、非部门例行会议通知:由主任/副主任传达信息员,信息员再以电话或短信方式通知部门成员。
九、例会要求
1、目的:对过去一周的工作进行总结,分配新的一周的工作任务。
2、会议分类:每周例会
3、会议规范:部门人员不得无故迟到或缺勤,参加例会时不可做与会议、活动无关的事,否则按缺席处理,出席会议必须佩戴工作证和校徽。
4、会议总结:由信息员或助理写出会议总结,并上交主任/副主任。

十、各部门考勤人员要求
        1、目的:监督学生会各个部门例会情况。
        2、考勤人员要求:佩戴校徽、工作证,衣着端庄。
        3、考勤规范:考勤人员不得干涉其他部门会议,做好会议记录,不得泄漏部门会议内容。
        4、考勤上报:考勤人员每周办公室例会上做简略报告。
十一、附则
第一条  本章程适用于院学生会办公室所有成员。
第二条  本章程自颁布之日起生效,解释权属院学生会办公室。      
第三章 部门考核制度
第一条 制定部门内部考核方法
1、考核基本要求:实事求是
2、考核目的:为加强办公室的规范化管理,促进办公室工作的更好开展,提高各成员的责任意识和工作热情。
3、考核原则:优胜劣汰。
4、考核对象:部门全部成员包括主任、副主任、助理、信息员、干事
5、考核内容:每次会议各成员必须准时到场,若有特殊情况不能到会者,需提前向负责人请假,并提交书面请假条,负责人应视其原因考虑是否准假,无正当理由者作缺席处理,每次会议由考勤人员考勤并记录。
第二条 纳新制度
1、总则:宁缺毋滥,求质不求量。
2、面试考官应具备条件
铁面无私、公正不阿、独特的审视眼光,流利的语言表达及优秀的语言组织能力。
3、纳新过程:
由学生会统一时间进行纳新招募,通过填表报名——面试——试用考核
4、纳新条件
(1)、具有奉献精神,为同学服务的意识,对待工作要高度负责、积极认真,开展工作要有创新意识;
(2)、具有一定的文字功底、电脑编辑、软件应用能力;
(3)、具有良好的团结协作精神和个人素养,有一定的组织协调能力;
(4)、主动学习先进办公软件,并积极运用于实际工作中。
5、面试形式:以演讲的形式让新成员进行3分钟演讲,演讲完毕后由面试考官对其进行提问。

 第四章 部门奖惩制度
(一)积极参加本部门组织的各项活动,表现突出者给予奖励,奖励内容包括推荐参加校、院党校学习、院优秀学生干部等有优先权;
(二)部门将视成员的学习和对部门、学院的贡献,部门给予重点培养;
(三)对部门成员实行严格的考核制度,对其工作、出勤等方面进行记录和评分,作为年终综合测评加分依据,评分须严格遵照评分细则;
(四)有下列行为之一者,给予除名。
1、不能按照部门既有标准进行工作,经协调后改进不大;
2、无法与同组其它同事和睦相处,有意挑起事端;
3、不服从部门工作安排,工作消极,甚至有侮辱部门荣誉的行为;
4、没有正当理由地不认同部门规则,在培训过程中,有意不按规则进行工作;
5、承诺的任务,无法完成,且没有提供合理解释;
6、成员不得私自利用本部门的名义营私,一经发现,作开除部门处理,并上报学院主席团,因营私而导致的不良后果本部门不负责。
第五章 财务管理制度
一、办公室所以财产全部归学生会所有,由学生会办公室统一管理。
二、定期对办公室财产进行清点、维护、登记。
三、凡需借用办公室财产者,必须书写借用申请并取得办公室主任/副主任同意并签字。
四、办公室成立财产小组,由副主任牵头负责对借出的财物进行跟进。
第六章 附件
附表(一)
物资借用申请表
填表日期
              年    月    日
申请组织  申请部门  申请人 
借出时间  归还时间 
申请原因 
申请物品清单 
财产负责人
签字  财产管理员
签名 

 

 

 

 

附表(二)
物资申请表
物资使用方向 
物资名称 申购数量 单位 单价 总价
    
    
    
    
合计 
申请人
签名  主席团签名 
指导老师签名 

填表日期
年   月    日

 

 


附表(三)


学生会请假条
尊敬的_________:
   您好!
我是(部门)的_(联系方式_)因_(事因)_需于(时间段)请假。

特此请假,恳请批准。
此致!
   敬礼!

                             负责人(签名):
                             申请人(签名):
                                年   月   日


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